Ma (mini) selection d’outils pour startupers en herbe…

J’ai remarqué qu’en général le bon choix d’outil dans le cadre d’une startup est un accélérateur de réalisation, même lorsque l’on est une équipe du nombre impressionnant de UN par exemple il est important d’utiliser un gestionnaire de projet (tout autant que d’écrire de temps en temps sa stratégie… même si on la connait), et dès que ce nombre se met à croitre jusqu’à deux voir trois et qui sait parfois plus (et oui on ne reste normalement pas “en créateurs du projet” toute notre vie) il devient important d’avoir des outils permettant un travail d’équipe organisé…

Je voulais donc partager avec vous quelques outils que j’utilise régulièrement et qui à mon avis vont vite se révéler indispensables pour vous aussi… Tous (sauf un) sur un modèle freemium pas trop limitatif qui permet vraiment de commencer à travailler sans débourser un centime, même si honnêtement un jour ou l’autre la petite fonction en plus nous attire vers le payant…

(avant de me faire flinguer: pourquoi en herbe? parce que avec le temps on découvre de nouveaux outils correspondant mieux à ses habitudes, ou ses besoins, j’ai choisis ici quelques outils génériques correspondants aux besoins standards d’une team naissante… j’ai choisit ceux là parce que j’utilise ceux la! mais il en existe de nombreux autres surement aussi bien… si vous en avez déjà un il n’est peut être pas judicieux de changer… enfin voilà quoi…)

Le castor: Producteev

Vous Travaillez sur le Lancement d’un Projet ? Vous avez une Equipe ? Producteev est une plateforme de gestion de tâches simple, rapide et intelligente, qui peut être connectée à tous vos services de communication quotidiens (E-mail / Messagerie Instantanée / iPhone / Calendrier Google …).

Tout est dit dans leur description, tout simplement un outil bien intégré qui va vous permettre de créer des listes de taches et de les gérer, certains préférerons d’autres solutions comme “remember the milk” moi pour avoir pas mal utilisé celle là je la trouve très complète… en tout cas il n’y a pas a négocier, quelque soit la taille de votre équipe à partir de 1 il vous en faut et il faut qu’il soit “collaboratif” (vous ne comptez pas être seul toute votre vie non?)! Je vous déconseille par contre les petites solutions intégrées dans le soft A ou B ou dans la suite C, la gestion de tache est un élément clé de la startup et il faut un outil dédié pour réaliser cela…

Ça peut paraitre tout bête et on peut se dire “je fait ca, tu fais ceci, il fait cela, et tout roule”, mais l’intérêt d’un tel outil est qu’il va vous permettre bien plus que de checker vos taches à réaliser, avec un tel outil dans une équipe de startupers on ne fait pas son taff et basta! On regarde ou en sont les autres, on a une vue globale de l’avancement du projet, on peut reprendre la tache d’un autre (pas un fainéant mais un qui a une tache qui c’est avérée plus ardue que prévu par exemple) pour accélérer l’avancement global du projet… avec ces outils une équipe peut traiter les taches comme si elle devenait “un”… (je ne sait pas si c’est très clair, au cas ou commentez je détaillerais)

Attention cet outil est le plus limité de ma liste, la version gratuite est ultra limitée et on passe vite à une version à 20$/mois quasi illimité elle pour le coup… pour travailler à un ou deux on reste en version gratuite et c’est cool, après a vous de voir…

La boite magique: Dropbox

Tout fichier enregistré sur Dropbox est instantanément enregistré sur vos ordinateurs et téléphones, ainsi que sur le site Web de Dropbox.
Les dossiers partagés permettent de collaborer sur les mêmes projets et les mêmes documents.

Vous avez déjà essayé de vous envoyer un fichier de 25Mo, ou plein de petits fichiers… et vous n’avez jamais le fichier donc vous avez besoin sur votre iPad ou votre deuxième ordinateur? Sans parler du “ah ouais mais t’as pas la dernière version j’ai fait une modif…“!

Dropbox va vous permettre deux choses “simples” qui résolvent ces problèmes:

• Synchroniser entre tous vos devices (ordinateurs, mobiles, tablette) un répertoire entier de votre disque, ou vous stockerez donc ce que vous voulez toujours avoir avec vous. Rien que ça c’est priceless!
• Partager avec votre team certaines parties de ce répertoire, attention on est loin d’un gestionnaire de version, mieux vaut ne faire que lire ce que partage les autres ou se mettre d’accord avant de faire des modifications, mais à ce prix là c’est déjà bien plus efficace qu’un mail!

Pour moi vraiment un outil collaboratif qui révolutionne le partage de fichier en étant à distance!

Version totalement gratuite jusqu’à 2Go (possibilité d’étendre à 8Go par parrainage) après les tarifs sont assez abordables, mais honnêtement dans 2Go on en met déjà pas mal!

L’éléphant: Evernote

Sauvegardez vos idées, tout ce que vous aimez, que vous entendez, que vous voyez.
Evernote fonctionne avec pratiquement tous les ordinateurs, téléphones et appareils mobiles disponibles sur le marché.

Je viens juste de découvrir il y a quelques semaines cet outil qui est à mon sens capable du meilleur comme du pire, mais bien utilisé c’est juste “énorme”!

Pour l’instant mon usage se borne a trois choses:

• Prise de notes a la volée que je remet impérativement au propre mais dans l’outil lui même, l’éditeur de texte étant largement suffisant… entre autre pour des cahier des charges ou en ce moment rédaction d’un BP… je jette les idées en vrac et après remet tout ça au propre, plus tard je passerais sur du word ou ppt, mais en phase initiale c’est bien plus souple!
• Partage d’information brute: liste de lien en mode ou d’infos en mode “a traiter” principalement
• Partage d’information formatée: joli texte que je met a disposition du groupe pour soit suivre un avancement, soit informatif…

Les options de formatage de texte sont suffisantes pour faire un joli doc, et le cross plateforme est pas mal pour les notes à la volée (attention le formatage est massacré par un passage sur l’ipad ou l’iphone, vraiment que pour les notes a la volée…). Seul vraiment gros défaut il manque le versionning des textes et dans le cadre de travail collaboratif le “qui a modifié quoi”.

La version gratuite est déjà quasi illimitée en prise de notes, sauf qu’on ne peut partager qu’en lecture seule. La version payante (5$ par mois par client) apporte le partage en mode lecture/écriture, le fait de joindre des fichiers aux notes et l’OCR (pas testé)! Vraiment un bon outil pas cher!

Les bases: Google Apps

Google Apps offers simple, powerful communication and collaboration tools for your small business – all hosted by Google to streamline setup, minimize maintenance, and reduce IT costs.

Ouais j’ai pas trouvé la description en français… Bon Google Apps c’est un peu la base, mail, calendrier, gestion de documents, le tout parfaitement intégré en mode “team”, je pense que c’est un must have sans négociation possible, surtout que c’est gratuit!

Le mail avec GMail, le système à fait ses preuves, on peut l’utiliser de partout en ligne et il est compatible avec la plupart des clients PC et Mac et même mobile (il existe des applis iPhone et Android…)… rien a redire!

Le calendrier partagé pareil, simple, compatible iCal, Outlook, là encore même si ce n’est pas ce qui se fait de mieux ça a le mérite d’être efficace et intégré.

Google Docs est par contre la vraie raison d’utiliser Google Apps! Vous allez pouvoir travailler de manière réellement collaborative sur des documents word, excel et powerpoint! Bien moins fluide qu’evernote pour la prise de note, il apporte par contre la collaboration qui sera vitale a de nombreux moments de la vie d’une startup ou les membres de la team doivent travailler a plusieurs sur un doc sans être nécessairement au même endroit ou disponibles en même temps! MAGIQUE (pour ce prix…)!
Attention toute fois! Autant pour le travail préparatoire ces outils sont redoutables, autant pour la version finale rien ne remplace un Keynotes ou un Word, le résultat sera bien plus simple à travailler et souvent plus élégant, ne pas oublier une fois le contenu travailler en équipe de rebasculer sur une version locale d’une des suites bureautiques (Apple, MS… voir OpenOffice même si je ne suis absolument pas convaincu par cette suite)

Gratuit jusqu’à dix utilisateurs quasiment sans limite, là pas d’hésitation à avoir…

Pour conclure

Voilà une sélection d’outils à mon sens indispensables pour monter une startup, et vous vous en avez d’autres dont vous ne pouvez plus vous passer?